Nieuws / Publicaties

Terug naar overzicht

Aanpassing vergoeding binnenlandse dienstreizen vanaf 01/10/2021

Werknemers die zich in opdracht van hun werkgever verplaatsen binnen België kunnen hierbij kosten maken. Als werkgever mag u deze kosten voor binnenlandse dienstreizen forfaitair aan uw werknemers terugbetalen. U mag zich hiervoor baseren op de verblijfsvergoedingen die de overheid aan zijn personeel toekent. De bedragen veranderden op 1 oktober 2021.

De bedragen werden met ingang van 1 oktober 2021 aangepast als volgt:

 

maaltijdkosten (dagbedrag)

maaltijdkosten (maandbedrag)

huisvestingskosten

nieuw bedrag

€ 17,75 per dag

max. 16 x € 17,75 =

max. € 284 per maand

€ 133,18 per nach

Dagforfait voor maaltijdkosten

Wanneer een werknemer een binnenlandse dienstreis maakt en hierdoor maaltijdkosten heeft, kan een werkgever deze maaltijdkosten vergoeden door de toekenning van een dagforfait.

Hiervoor moeten de volgende voorwaarden wel cumulatief vervuld zijn:

  • de verplaatsing duurt minimaal 6 uur;
  • de werkgever of een derde mag op geen enkele manier de kost van de maaltijd op zich nemen (vb. toegang tot een bedrijfsrestaurant van de werkgever of een derde, een klant of leverancier voorziet een maaltijd, de maaltijd is inbegrepen in het inschrijvingsgeld van een opleiding,…);
  • de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken (vb. bij maaltijdcheques moet de werkgeversbijdrage in mindering worden gebracht van het forfait).

Maandforfait voor maaltijdkosten

Voor werknemers die regelmatig op de baan zijn, kan de werkgever er ook voor kiezen om te werken met een maandforfait. In dat geval geldt de voorwaarde dat de verplaatsing minimaal 6 uur moet duren niet.

De maandelijkse forfaitaire vergoeding is gelijk aan een aantal keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding met een maximum van 16 keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding bij een voltijdse tewerkstelling.

Het aantal dagelijkse vergoedingen is identiek voor de werknemers die dezelfde functie uitoefenen en wordt vastgesteld op basis van het gemiddelde van de voltijdse prestaties geleverd door deze werknemers tijdens het voorgaande jaar. Bij een deeltijdse tewerkstelling moet er een pro rata toegepast worden rekening houdende met het tewerkstellingspercentage van de werknemer.

In deze situatie gaat het om een vast forfait per maand dat gekoppeld wordt aan een bepaalde functie en niet aan het effectief aantal dienstverplaatsingen dat maandelijks door elke werknemer wordt afgelegd. Ook bij de toepassing van het maandelijkse forfait mag de werkgever of een derde de maaltijdkosten niet op een andere manier vergoeden.

Forfait voor huisvestingskosten

Wanneer een werknemer in België buiten zijn woonplaats moet logeren naar aanleiding van de uitoefening van zijn functie, kan een aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (huisvesting) worden toegekend. Er moet wel aan volgende voorwaarden cumulatief voldaan worden:

  • de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van huisvesting op zich neemt;
  • de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

RSZ hanteert eigen regels

De RSZ hanteert andere forfaits voor de terugbetaling van gemaakte kosten voor binnenlandse dienstreizen van niet-sedentaire werknemers. Deze forfaits werden echter niet geïndexeerd.

De RSZ hanteert bijgevolg nog steeds de volgende forfaits:

  • een baanvergoeding van € 10 per dag voor verplaatsingen van minstens 4 opeenvolgende uren en waarbij geen gebruik kan gemaakt worden van de sanitaire en andere faciliteiten van de werkgever;
  • een maaltijdvergoeding van € 7 per dag voor verplaatsingen van minstens 4 opeenvolgende uren en waarbij de maaltijdkosten op geen enkele andere manier reeds ten laste worden genomen (vb. maaltijdcheques,…);
  • een verblijfsvergoeding van € 35 per nacht indien een werknemer voor de nacht niet naar huis kan gaan.

Voor beide instanties gelden wel dezelfde regels inzake het cumulverbod. Zo mag een werkgever dezelfde kosten niet op basis van reële bewijsstukken én op forfaitaire basis aan de werknemers terugbetalen. Daarnaast moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheques ook afgetrokken worden van de dagelijkse kostenvergoeding wanneer de werknemers ook maaltijdcheques voor deze werkdagen ontvangen.

Als werkgever moet u bij het toekennen van een kostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen aan uw werknemers steeds rekening houden met zowel de fiscale regels als met de instructies van de RSZ hieromtrent.

Terug naar overzicht

Handel Diensten & Industrie vzw
Erkend sociaal secretariaat voor werkgevers 980 bij MB 22-05-2002 BS 05-06-2002—ondernemingsnummer 0473.487.880.
Maatschappelijke zetel: Arbeidstraat 122 te 9300 AALST— Tel: 053/70.70.27— Fax: 053/70.71.07.
Bijkantoor: Kortrijksesteenweg 1006 te 9000 GENT— Tel: 09/244.00.10.— Fax: 09/244.00.11.
Bijkantoor: Ledeganckkaai 15 bus 002 te 2000 ANTWERPEN— Tel: 03/237.11.20.— Fax: 03/216.80.98.

De verstrekte informatie wordt u op vrijwillige basis verleend. We proberen steeds de juridische actualiteit met de grootste aandacht en zorgvuldigheid te behandelen. Gelet op onze middelenverbintenis als sociaal secretariaat, wijzen we elke aansprakelijkheid af voor schade van welke vorm dan ook die voortvloeit uit het gebruik van de aangeboden informatie. De aangeboden informatie is uitsluitend bestemd voor informatievergaring.